Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
Відповідно до п. 9 розділу І Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 № 814 (зі змінами станом на 15.07.2024 року) 26 грудня 2025 року, було здійснено перевірку стану ведення діловодства в Оратівському районному суді Вінницької області.
Перевірка стану ведення діловодства в Оратівському районному суді Вінницької області включала наступні питання:
- загальні питання ведення судового діловодства;
- порядок реєстрації та обліку вхідних документів відповідно до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 № 814 (зі змінами станом на 15.07.2024 року);
- порядок створення справ в КП «Д-З», достовірність та повнота реєстрації та переміщень документів засобами КП «Д-З»;
- ведення номенклатурних справ працівниками канцелярії суду;
- правильність та своєчасність відправки судових рішень до ЄДРСР, проставляння дати набрання законної сили судовими рішеннями, направленими до ЄДРСР;
- своєчасність передачі судових справ до канцелярії суду після розгляду;
- стан ведення діловодства в архіві суду.
Загальні питання ведення судового діловодства
Діловодство Оратівського районного суду Вінницької області ведеться державною мовою. Організацію діловодства в суді та контроль за додержанням установлених правил роботи з документами забезпечує керівник апарату суду Тимофієв Володимир Григорович, який забезпечує також організацію роботи працівників апарату суду, їх взаємодію у виконанні завдань, покладених на апарат, щодо організаційного забезпечення діяльності місцевого суду.
У своїй роботі працівники Оратівського районного суду Вінницької області керуються Інструкцією з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженою наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 № 814 (зі змінами станом на 15.07.2024 року) (далі - Інструкція), Положенням про автоматизовану систему документообігу Оратівського районного суду Вінницької області, затвердженим рішенням № 05 зборів суддів суду від 27 березня 2025 року.
Журнали, які передбачені Інструкцією ведуться належним чином, прошиті пронумеровані та скріплені гербовою печаткою та підписом голови суду.
Плани роботи суду на І та ІІ півріччя 2025 року планувалися по таким напрямкам, як:
- загальні питання роботи суду;
- аналіз судової практики;
При вивченні встановлено, що планами роботи передбачаються заходи, спрямовані на організаційне забезпечення діяльності суду, перевірки роботи окремих підрозділів суду, вивчення, аналізи та узагальнення судової практики, вони є обґрунтованими, відображають роботу суду з різних напрямків – організаційну, аналітичну, кадрову, проведення семінарів та навчань працівників апарату, інше.
Виконавцями чітко дотримуються строки проведення запланованих заходів, щодо кожного заходу в наряді міститься відповідний документ про його проведення - аналізи, письмові довідки, акти перевірок.
У суді на постійній основі проводяться навчання працівників апарату суду. Так у 2025 році проведено семінарські заняття з працівниками апарату суду на теми:
Керівник апарату суду систематично проводив наради працівників апарату суду, на яких обговорювалися різні інформаційні питання організаційного характеру, таких як:
(№ 2 від 13.01.2025);
Проведення оперативних нарад оформлюються протоколами (номенклатурна справа № 01-21).
У суді сформовані справи відповідно до Номенклатури справ суду, схваленої на засіданні експертної укомісії суду від 26.10.2023 року, (протокол № 2) та затвердженої на засіданні експертної комісії архівного відділу Вінницької районної військової адміністрації від 09.11.2023 року (протокол № 16), яка відповідає вимогам Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом МЮУ від 12.04.2012 року № 578/5, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 17.04.2012 року за № 571/20884 та Переліку судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання, затвердженого наказом Державної судової адміністрації України від 07.12.2017 року № 1087 (із змінами станом на 14.09.2021 року).
Упродовж 2025 року Оратівським районним судом Вінницької області здійснювались заходи щодо забезпечення вимог Закону України "Про звернення громадян", виконання Указу Президента України від 07.02.2008р. № 109/2008 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування" з дотриманням Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах в установах та організаціях незалежно від форм власності, в медіа. Наказом від 16 жовтня 2023 року № 34 – О/Д «Про затвердження Положення про організацію роботи із зверненнями громадян в Оратівському районному суді Вінницької області» затверджено Положення про організацію роботи із зверненнями громадян в суді .
Наказом від 11 жовтня 2023 року № 27- О/Д «Про затвердження Порядку особистого прийому громадян в Оратівському районному суді Вінницької області» затверджено Порядок особистого прийому громадян в суді, який розміщений на інформаційному стенді у коридорі суду. Також наказом від 11 жовтня 2023 року № 28- О/Д «Про затвердження Графіку особистого прийому громадян в Оратівському районному суді Вінницької області» затверджено Порядок особистого прийому громадян в суді, який розміщений на інформаційному стенді у коридорі суду.
Відповідальною особою за роботу зі зверненнями громадян відповідно до наказу керівника апарату суду від 29 березня 2024 року № 54-О/Д «Про призначення відповідальної особи за роботу зі зверненнями громадян» є заступник керівника апарату суду Людмила Волощук.
Статистичні дані свідчать, що протягом 2025 року до суду надійшло 5 звернень громадян ( протягом 2024 року надійшло 18 звернень громадян).
У заяві С-1 від 10.04.2025 року заявник звертається щодо поламаної огорожі. На дане звернення надано роз’яснення 10.04.2025 року.
У заяві М-2 від 12.06.2025 року заявник звертається щодо оформлення пенсії. На дане звернення надано роз’яснення 12.06.2025 року.
У заяві С-3 від 18.07.2025 року заявник звертається щодо відшкодування завданої матеріальної і моральної шкоди. На дане звернення надано роз’яснення 18.07.2025 року.
У заяві С-4 від 22.07.2025 року заявник звертається щодо відшкодування завданої матеріальної і моральної шкоди. На дане звернення надано роз’яснення 22.07.2025 року.
У заяві С-5 від 24.07.2025 року заявник звертається щодо відшкодування завданої матеріальної шкоди. На дане звернення надано роз’яснення 24.07.2025 року.
До однієї з дієвих форм забезпечення реалізації конституційного права громадян на звернення слід віднести проведення особистого прийому громадян керівництвом суду.
З метою належної організації особистого прийому громадян затверджені графіки прийому громадян головою суду, керівником апарату суду. Прийом громадян здійснюється у визначені дні та години. Графік прийому громадян розміщено у приміщенні суду на довідковому стенді, а також на офіційному веб-сайті суду.
Облік особистого прийому громадян здійснювався в журналі обліку особистого прийму громадян.
Упродовж 2025 року керівництвом суду прийнято 26 громадяни, з них: головою суду - 0, керівником апарату суду - 26. Протягом 2024 року на особистому прийомі керівника апарату суду побувало 25 громадян.
Упродовж 2025 року Оратівським районним судом Вінницької області здійснювались заходи щодо забезпечення вимог Закону України "Про доступ до публічної інформації" з дотриманням Положення про забезпечення доступу до публічної інформації в Оратівському районному суді Вінницької області, затвердженого наказом голови суду від 11 жовтня 2023 року № 29- О/Д «Про затвердження Положення про забезпечення доступу до публічної інформації в Оратівському районному суді Вінницької області» (далі - Положення).
Відповідальною особою за організацію та забезпечення доступу до публічної інформації відповідно до наказу керівника апарату суду від 29 березня 2024 року № 53-О/Д «Про призначення відповідальної особи за організацію та забезпечення доступу до публічної інформації в суді» є заступник керівника апарату суду Людмила Волощук.
Відповідно до п. 2.2 Положення інформація про діяльність суду надається запитувачам у формі, визначеній в запиті на інформацію (поштою, електронною поштою).
Відповідно до п. 2.4. Положення доступ до публічної інформації про діяльність суду обмежується, якщо вказана інформація віднесена до інформації з обмеженим доступом З цією метою у суді затверджено наказом від 16 травня 2023 року № 11-О/Д «Про затвердження Переліку відомостей, що становлять службову інформацію в Оратівському районному суді Вінницької області» Перелік відомостей, що становлять службову інформацію в суді,
Відповідно до п. 3.1 Положення оприлюднення публічної інформації в засобах масової інформації, веб-сайті суду та на сторінці суду веб-порталу «Судова влада України» забезпечується відповідальною особою з питань доступу до публічної інформації суду відповідно до законів України «Про судоустрій і статус суддів», «Про порядок висвітлення діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування в Україні у засобах масової інформації», «Про доступ до публічної інформації», «Про інформацію», «Про друковані засоби масової інформації (пресу) в Україні», «Про телебачення і радіомовлення», «Про інформаційні агентства» та інших нормативно-правових актів.
Також у суді розроблено та затверджено наказом від 12 жовтня 2023 року № 33-О/Д «Про затвердження Порядку взаємодії Оратівського районного суду Вінницької області з представниками засобів масової інформації» Порядок взаємодії суду з представниками засобів масової інформації .
Наказом керівника апарату суду від 29 березня 2024 року № 55-О/Д «Про визначення спеціального місця для роботи запитувачів із документами в Оратівському районному суді Вінницької області» визначено відповідне місце в кабінеті № 1.
Відповідно до п. 3.3. Положення у приміщенні суду, де забезпечено вільний доступ громадян, на інформаційному стенді розміщена інформація про:
– розклад роботи суду та графік прийому громадян, у тому числі порядок і графік особистого прийому громадян керівництвом суду;
– реквізити для сплати судового збору та реквізити депозитного рахунку суду;
– порядок оскарження судових рішень до суду;
– умови і порядок отримання інформації про діяльність суду;
– інші відомості, необхідні для оперативного інформування запитувачів інформації про діяльність суду.
Відомості про дату, час, місце проведення судового засідання у справах, призначених до розгляду в суді розміщуються на інформаційному стенді суду.
Інформація про порядок пропуску осіб до приміщення суду і розташування залів судових засідань розміщується у коридорі суду.
Відповідно до Розділу 4. «Порядок реєстрації та опрацювання запитів на інформацію» усі запити на публічну інформацію реєструються у день їх надходження канцелярією суду та з відповідною резолюцією керівництва
Відповідно до п. 4.6. Положення відповіді на інформаційні запити надається не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту судом.
Статистичні дані свідчать, що протягом 2025 року до суду надійшло 13 запитів на публічну інформацію, за 2024 рік надійшло 11 запитів на публічну інформацію.
Запити стосувалися:
- надання відомостей про закордонні відрядження суддів у період з 01.01.2023 року по 10.02.2025 року;
- надання інформації про відповідальних осіб , уповноважених вносити відомості про РНОКПП фізичних осіб та ЄДРПОУ юридичних осіб до додаткових відомостей про учасників судових справ;
- розгляду справ за статтею 441 Кримінального кодексу України (екоцид);
- розгляду справ, де стороною є депутат Запорізької міської ради Валерій Прозапас;
- складу постійних колегій суддів, які діють відповідно до ч.ч. 4-5 ст.35 КПК України;
- розгляду кримінальних проваджень за статтею 436-2 КК України (виготовлення і поширення комуністичної, нацистської символіки та пропаганда тоталітарних режимів);
- розгляду справ, де стороною є депутат ПрАТ «Авіакомпанія «Міжнародні авіалінії України»;
- розгляду справи про позбавлення батьківських прав;
- кількості протоколів, що надійшли на розгляд від представників Національної поліції України щодо притягнення до відповідальності за статтею 130 КУпАП;
- прізвища, і'мя та по батькові керівника суду;
- постраждалих працівників суду під час ракетних обстрілів;
- здійснення перерахування коштів (як благодійність або внаслідок угоди зі слідством або з застави) фігурантами кримінальних проваджень на спеціальні рахунки ЗСУ за період з 24.02.2022 року пор 05.08.2025 року;
Кримінальних справ щодо вбивства дітей (неповнолітніх), малолітніх осіб, які були здійснені їхніми батьками, за 2015- 2025 роки.
На всі запити надано відповідь у встановлені строки згідно чинного законодавства.
Журнал реєстрації запитів на публічну інформацію прошитий, пронумеровані сторінки та є засвідчувальний напис, який скріплений печатко.
Порядок реєстрації та обліку вхідних документів відповідно до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 року № 814 (зі змінами станом на 15.07.2024 року)
Наказом керівника апарату суду від 21 травня 2024 року № 64-О/Д «Про відповідальних осіб за прийом і реєстрацію документів у Оратівському районному суді Вінницької області» відповідальними особами за прийом і реєстрацію документів у суді визначено працівників канцелярії: старшого секретаря суду Тетяну Кулик, секретаря суду Світлану Бражну, діловода Світлану Кравчук.
Відповідно до Плану роботи суду на І півріччя 2025 року та Графіку проведення перевірок у суді на І півріччя 2025 року, погодженого на нараді працівників суду 03 січня 2025 року протокол № 1, були проведені перевірки порядку прийому кореспонденції, реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції (24.02.2025) та передавання процесуальних документів (судових справ) для розгляду та кореспонденції, що стосується розгляду справ (12.03.2025).
Відповідно до п.1 розділу ІІ Інструкції канцелярія щоденно протягом робочого часу суду забезпечує прийняття та реєстрацію документів, що подаються до суду в паперовій формі, а також в електронній формі, якщо вони надійшли в порядку, визначеному процесуальним законодавством, Положенням про порядок функціонування окремих підсистем ЄСІТС.
Після отримання кореспонденції здійснюється попередній розгляд документів для відокремлення таких, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом суду .
У суді реєструються вхідні, вихідні та внутрішні документи (довідки, доповідні записки, заяви, протоколи засідань зборів суддів тощо).
Реєстрація в АСДС здійснюється відповідно до вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 № 30, із змінами (далі - Положення про АСДС).
Кожен документ реєструється в суді лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження.
Якщо після отримання документа електронними засобами зв'язку до суду надходить такий документ і на паперовому носії, останній передається за призначенням, з відміткою на реєстраційному штампі дати одержання електронного повідомлення.
За зверненням особи, яка подала документ до суду, на першій сторінці наданої нею паперової копії працівник канцелярії, який прийняв документ, проставляє під текстом (а в разі відсутності такої можливості - на іншому вільному місці) штамп суду із зазначенням дати (у разі необхідності - часу) отримання документа, своєї посади, прізвища та підпису і повертає копію особі.
Відповідальний працівник суду у день надходження кореспонденції перевіряє цілісність конверта (пакета), відповідність адресування, із дотриманням правил безпеки розкриває конверт (пакет), перевіряє відповідність вкладень опису (наявність додатків до документа).
Відповідальний працівник суду розкриває всі конверти (пакети), за винятком тих, що мають напис "Особисто" або гриф секретності. Конверти (пакети) з відміткою "Особисто" передаються адресатам без відкривання.
Конверти з грифом "для службового користування" розкриваються відповідальним працівником, який має право працювати з документами з грифом "для службового користування". Наказом керівника апарату суду від 30 грудня 2024 року № 89-О/Д «Про визначення відповідальної особи за облік, формування справ, зберігання та використання документів з мобілізаційних питань з відміткою «Літер «М», відповідальною особою є заступник керівника апарату суду Людмила Волощук.
Помилково доставлені до суду документи не реєструються та пересилаються адресату, якщо його місцезнаходження відоме, або повертаються відправнику разом із супровідним листом за підписом керівника апарату суду.
Конверти (пакети), в яких надходять документи, приєднуються до одержаних документів.
При надходженні до суду судової справи (матеріалів кримінального провадження) перевіряється наявність додатків, зазначених у супровідному листі суду, здійснюється огляд стану справи (наявність томів, повнота підшивання матеріалів справи, наявність опису, відповідність змісту опису фактичній наявності документів, належність оформлення і засвідчення підписами опису справи).
Додаткові документи (матеріали), що стосуються розгляду конкретної судової справи, яка перебуває у провадженні суду, у тому числі заяви про відвід, реєструються за датою їх надходження до суду. У разі надходження цих документів у день розгляду справи в суді вхідні документи реєструються також за часом їх надходження.
На першому аркуші вхідного документа в паперовій формі (у тому числі, у разі роздрукування паперової копії вхідного електронного документа) у правому нижньому куті або вільному від тексту місці проставляється реєстраційна позначка (штамп), в якому зазначаються дата реєстрації, реєстраційний номер (та за необхідності - найменування суду) і підпис особи, яка здійснила реєстрацію документа, а в разі необхідності - і час подання документа.
Приймання та передавання документів електронними засобами зв'язку здійснюється відповідно до процесуального законодавства, Положення про порядок функціонування окремих підсистем ЄСІТС, Положення про порядок використання ресурсів локальної обчислювальної мережі в Державній судовій адміністрації України, територіальних управліннях Державної судової адміністрації України, місцевих та апеляційних судах загальної юрисдикції, затвердженого наказом ДСА України від 04.12.2013 № 164, та Тимчасового порядку обміну офіційними електронними документами, затвердженого наказом ДСА України від 15.11.2016 № 231.
Документи (в тому числі процесуальні документи, письмові та електронні докази тощо), пов'язані з розглядом справ у суді, можуть подаватися до суду в електронній формі виключно з використанням підсистеми "Електронний суд".
Особам, які зареєстрували Електронний кабінет в ЄСІТС, суд вручає будь-які документи у справах, в яких такі особи беруть участь, виключно в електронній формі шляхом їх направлення до Електронного кабінету таких осіб.
При надходженні до суду електронного документа, засвідченого кваліфікованим електронним підписом, оригінал такого електронного документа вноситься до АСДС разом з відповідним кваліфікованим електронним підписом та звітом про результати перевірки дійсності цього підпису.
Повідомлення про вручення поштового відправлення адресатові після повернення до суду, у тому числі засобами підсистеми "Електронний суд", долучаються до матеріалів судової справи. При цьому до АСДС вносяться відомості про факт вручення (не вручення) документів адресатові та дату повернення до суду повідомлення.
Процесуальні документи, що надійшли напередодні розгляду справи або в день розгляду справи, після їх реєстрації в АСДС із зазначенням дати і часу отримання цих документів негайно передаються суддям, в провадженні яких знаходяться вказані справи, із зазначенням в АСДС дати і часу передачі та отримання цих документів.
Документи, які отримано від учасників судового процесу або їх представників, безпосередньо під час судового засідання за резолюцією судді (судді-доповідача) передаються для реєстрації до канцелярії суду не пізніше наступного робочого дня, після чого долучаються до матеріалів справи.
Кожній судовій справі (кримінальному провадженню) надається єдиний унікальний номер, який формується відповідно до Положення про АСДС.
Реєстрація та облік судових справ (матеріалів кримінального провадження) у суді здійснюються в АСДС в обліково-статистичних (інформаційних) картках, з використанням відповідних індексів.
Порушення строків реєстрації документів не виявлено.
Порядок створення справ в КП «Д-З», достовірність та повнота інформації при реєстрації документів засобами КП «Д-З»
Відповідно до Плану роботи суду на І півріччя 2025 року та Графіку проведення перевірок у суді на І півріччя 2025 року, погодженого на нараді працівників суду 03 січня 2025 року протокол № 1, були проведені перевірки своєчасності та правильності розподілу судових справ, правильності ведення та заповнення обліково-статистичних карток (25.02.2025, 11.03.2025, 11.04.2025).
11 квітня 2025 року проведено перевірку порядку реєстрації та обліку справ про адміністративні правопорушення в КП «Д-3», достовірності, своєчасності та правильності внесення інформації в обліково-статистичні картки. Перевіркою порушень не виявлено.
11 березня 2025 року проведено перевірку порядку реєстрації та обліку кримінальних справ в КП «Д-3», достовірності, своєчасності та правильності внесення інформації в обліково-статистичні картки. Перевіркою встановлено наступне:
Перевіркою встановлено, що секретарі судового засідання невчасно вносять деякі відомості до ОСК.
Також перевіркою встановлено, що помічник судді Христина Мазур не вносить відповідні відомості до ОСК, порушує строки передачі розглянутих справ до канцелярії суду, у зв’язку із чим буде неможлива побудова достовірних звітів про діяльність суду та унеможливлює своєчасне звернення судових рішень до виконання. Так , у справах №№ 141/33/25, 141/136/25 порушені строки передачі розглянутих справ до канцелярії суду, в усіх семи кримінальних справах (№№ 141/22/25, 141/33/25, 141/136/25, 141/194/25, 141/198/25, 141/660/24, 141/210/25), що перебувають на розгляді у судді Демченко не заповнені розділи ОСК.
25 лютого 2025 року проведено перевірку порядку реєстрації та обліку цивільних та адміністративних справ в КП «Д-3», достовірності, своєчасності та правильності внесення інформації в обліково-статистичні картки. Перевіркою встановлено наступне:
Перевіркою встановлено, що невчасно вносять відомості до ОСК секретарі судового засідання та помічник судді Христина Мазур.
Відповідно до п.1 розділу ІІ Інструкції канцелярія щоденно протягом робочого часу суду забезпечує прийняття та реєстрацію процесуальних документів, що подаються до суду в паперовій формі, а також в електронній формі, якщо вони надійшли в порядку, визначеному процесуальним законодавством, Положенням про порядок функціонування окремих підсистем ЄСІТС.
Реєстрація в АСДС здійснюється відповідно до вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 № 30, із змінами (далі - Положення про АСДС).
Якщо після отримання документа електронними засобами зв'язку до суду надходить такий документ і на паперовому носії, останній передається за призначенням, з відміткою на реєстраційному штампі дати одержання електронного повідомлення.
При надходженні до суду судової справи перевіряється наявність додатків, зазначених у супровідному листі суду, здійснюється огляд стану справи (наявність томів, повнота підшивання матеріалів справи, наявність опису, відповідність змісту опису фактичній наявності документів, належність оформлення і засвідчення підписами опису справи).
Додаткові документи (матеріали), що стосуються розгляду конкретної судової справи, яка перебуває у провадженні суду, у тому числі заяви про відвід, реєструються за датою їх надходження до суду. У разі надходження цих документів у день розгляду справи в суді вхідні документи реєструються також за часом їх надходження.
На першому аркуші вхідного документа в паперовій формі (у тому числі, у разі роздрукування паперової копії вхідного електронного документа) у правому нижньому куті або вільному від тексту місці проставляється реєстраційна позначка (штамп), в якому зазначаються дата реєстрації, реєстраційний номер (та за необхідності - найменування суду) і підпис особи, яка здійснила реєстрацію документа, а в разі необхідності - і час подання документа.
Реєстрація та облік судових справ у суді здійснюються в АСДС в обліково-статистичних (інформаційних) картках, з використанням відповідних індексів.
Обліково - статистична робота у суді ведеться відповідно до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової
адміністрації України 20 серпня 2019 року № 814 (у редакції наказу Державної
судової адміністрації України від 17 жовтня 2023 року № 485); Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого Рішенням ради суддів України від 02 квітня 2015 року № 25 (із змінами), наказу Державної судової адміністрації України від 23 червня 2018 року № 325 «Про затвердження річних форм звітів щодо здійснення правосуддя місцевими та апеляційними судами» (із змінами станом на 21.08.2023 року).
Наказом від 12 листопада 2025 року № 24-О/Д «Про визначення функціональних обов’язків , прав користувачів автоматизованої системи електронного документообігу Оратівського районного суду Вінницької області, надання та позбавлення права доступу до неї» визначено обов’язки користувачів автоматизованої системи електронного документообігу суду .
Матеріали, що надійшли до суду реєструються в КП «Д-3» в день надходження.
Ведення номенклатурних справ працівниками канцелярії суду
Заступником керівника апарату суду Людмилою Волощук проведено перевірку порядку ведення номенклатурних справ працівниками канцелярії суду.
За результатами перевірки встановлено, що працівниками канцелярії суду ведуться номенклатурні справи відповідно до Номенклатури справ суду, схваленої на засіданні експертної комісії суду від 26.10.2023 року, (протокол № 2) та затвердженої на засіданні експертної комісії архівного відділу Вінницької районної військової адміністрації від 09.11.2023 року (протокол № 16), Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 року № 814 (зі змінами станом на 15.07.2024 року), посадових інструкцій працівників апарату та їх функціональних обов’язків.
За висновками перевірки встановлено, що номенклатурні справи наявні в повному обсязі. Документи після їх опрацювання вкладаються вчасно до відповідних нарядів відповідальними особами.
За результатами перевірки, відповідальним за ведення номенклатурних справ наголошено на необхідності вчасно продовжувати вносити інформацію до вказаних номенклатурних справ.
У ході перевірки було встановлено, що всі журнали, передбачені Номенклатурою прав Оратівського районного суду Вінницької області на 2025 рік прошиті та пронумеровані, підписані головою суду та скріплені відбитком гербової печатки.
Всі журнали заповнюються охайно, виправлення за допомогою коректора зустрічаються, але їх кількість незначна, тому немає необхідності описувати конкретні випадки. Записи акуратні, розбірливі.
Також перевірці підлягали реєстри судових справ і матеріалів, переданих на розгляд головуючому судді. Недоліків ведення Реєстрів не виявлено, справи передаються судді в день їх реєстрації.
Правильність та своєчасність відправки судових рішень до ЄДРСР, проставляння дати набрання законної сили судовими рішеннями, направленими до ЄДРСР
Відповідно до п. 1 розділу ІІ Порядку ведення Єдиного державного реєстру судових рішень, затвердженого рішенням Вищої Ради Правосуддя від 19 квітня 2018 року № 1200/0/15-18 «Про затвердження Порядку ведення Єдиного державного реєстру судових рішень» (із змінами і доповненнями станом на 23 липня 2024 року) електронний примірник судового рішення або окремої думки судді виготовляється судом в АСДС у день ухвалення судового рішення або виготовлення його повного тексту в паперовій формі, підписується КЕП судді, який ухвалив таке судове рішення, та зберігається у стані, що унеможливлює його подальше коригування.
Відповідно до п. 3 статті 3 Закону України від 22 грудня 2005 року № 3262-ІV “ Про доступ до судових рішень» суд загальної юрисдикції вносить до Реєстру всі судові рішення і окремі думки суддів, викладені у письмовій формі, не пізніше наступного дня після їх ухвалення або виготовлення повного тексту. Доступ до окремих думок суддів через Реєстр забезпечується у тому самому порядку, що й до судового рішення, стосовно якого викладено окрему думку.
На виконання Плану роботи суду на ІІ півріччя 2025 року та Графіку проведення перевірок у суді на ІІ півріччя 2025 року, погодженого на нараді працівників суду 30 червня 2025 року протокол № 25, 08.08.2025 була проведена перевірка повноти та своєчасності надіслання судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень. Перевіркою порушень не виявлено.
Протягом періоду з 01 січня 2025 року по 26 грудня 2025 року до Єдиного державного реєстру судових рішень відправлено 2065 рішень. Судових рішень, які направлені до Реєстру з порушенням стоків не виявлено.
Своєчасність передачі судових справ до канцелярії суду після розгляду
Відповідно до розділу ІІІ Інструкції після завершення автоматизованого розподілу судові справи передаються судді для розгляду під підпис у контрольному журналі судових справ і матеріалів, переданих для розгляду судді .
Контрольний журнал судових справ і матеріалів, переданих для розгляду судді, зберігається в окремій справі за номенклатурою (02-122).
Список судових справ, призначених до розгляду, роздруковується щоденно та вивішується на стенді у холі суду.
Кореспонденція, що стосується розгляду конкретної справи, після її реєстрації в АСДС, передається судді, у провадженні якого перебуває справа. Передавання документів здійснюється під підпис в порядку, визначеному в суді.
Позовні заяви, справи, які надійшли з інших судів, подання, апеляційні скарги, заяви про перегляд судових рішень за нововиявленими або виключними обставинами, інші передбачені законодавством процесуальні документи, що подаються до суду і можуть бути предметом судового розгляду, реєструються в день їх надходження в порядку, установленому розділом II Інструкції.
Зустрічні позовні заяви, позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги на предмет спору, реєструються в АСДС та передаються на розгляд відповідно до Положення про АСДС.
У разі об'єднання судових справ (матеріалів кримінального провадження) в одну, їй присвоюється єдиний унікальний номер тієї з об'єднаних справ (матеріалів), яка надійшла до суду першою.
Відповідно до постанови (ухвали) суду вноситься інформація в АСДС під номером об'єднаної справи (матеріалів кримінального провадження) та відмітки про об'єднання справ (матеріалів кримінального провадження) із зазначенням номера нової судової справи (матеріалів кримінального провадження).
У разі виділення матеріалів кримінального провадження в окреме провадження, роз'єднання позовів у справі в самостійні провадження нова судова справа (матеріали кримінального провадження) реєструється як така, що надійшла до суду в день постановлення відповідного процесуального документа (постанови, ухвали) суду. Їй присвоюється новий єдиний унікальний номер.
До нової справи (матеріалів кримінального провадження) підшиваються (долучаються засобами АСДС) завірені суддею копії процесуальних документів з попередньої справи, що мають значення для цієї справи.
У разі скасування судового рішення з направленням справи на новий розгляд та у випадку, коли справа надійшла за підсудністю з іншого суду, така справа реєструється без зміни єдиного унікального номера справи.
Якщо судом розглянуто матеріали кримінального провадження стосовно кількох обвинувачених, а щодо інших провадження зупинено (наприклад, оголошено розшук), такі матеріали виокремлюються, формуються в окремі обкладинки та обов'язково реєструються в АСДС з присвоєнням нового єдиного унікального номера, та вноситься інформація щодо осіб, стосовно яких провадження зупинено.
Позовні заяви, позови третіх осіб із самостійними вимогами, апеляційні скарги, заяви про перегляд судового рішення у зв'язку з нововиявленими або виключними обставинами, а також інші заяви, клопотання, скарги, які залишені ухвалою суду без руху, разом із доданими до них матеріалами, що надійшли до суду у паперовій формі, вкладаються в окремі обкладинки із зазначенням єдиного унікального номера справи. Протягом строку, встановленого для усунення недоліків, такі матеріали у паперовій формі зберігаються непідшитими у головуючого судді.
У разі надходження заяви про ознайомлення з матеріалами справи у паперовій формі вказані документи підшиваються та оформлюються відповідно до розділу VII Інструкції.
Позивачу / заявнику / скаржнику або представнику позивача / заявника / скаржника після постановлення ухвали про залишення позовної заяви / заяви / скарги / клопотання без руху надсилається копія ухвали в порядку, визначеному процесуальним законодавством - до Електронного кабінету або рекомендованим поштовим відправленням із повідомленням про вручення або видається цій особі під розписку.
Підтвердження про доставлення відправлення до Електронного кабінету долучається до матеріалів справи засобами АСДС. Повідомлення про вручення поштового відправлення після повернення до суду чи розписка вкладається або відповідно підшивається до матеріалів справи.
Позовна заява / заява / скарга / клопотання, що надійшла в порядку усунення недоліків, з доданими документами, передається для розгляду судді.
Відповідно до Плану роботи суду на І півріччя 2025 року та Графіку проведення перевірок у суді на І півріччя 2025 року, погодженого на нараді працівників суду 03 січня 2025 року протокол № 1, 12.03.2025 була проведена перевірка порядку передавання процесуальних документів (судових справ) та кореспонденції, що стосується розгляду справі.
Порушень строків та порядку передачі процесуальних документів (судових справ) для розгляду та кореспонденції, що стосується розгляду справ, не виявлено.
Стан ведення діловодства в архіві суду
Робота архівного підрозділу суду здійснюється на підставі Положення про архівний підрозділ Оратівського районного суду Вінницької області, затвердженого наказом голови суду від 09 листопада 2023 року № 43- О\Д «Про затвердження Положення про архівний підрозділ Оратівського районного суду Вінницької області». Відповідальний за роботу архівного підрозділу суду керується у своїй роботі Конституцією і законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами та положенням про архів суду, яке розробляється на підставі Типового положення про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 10.02.2012 № 232/5.
Архівний підрозділ суду впорядкований, розміщується в окремій кімнаті, обладнаний металевими стелажами та вогнегасником. Відповідальним за роботу архівного підрозділу суду відповідно до наказу керівника апарату суду від 12 жовтня 2023 року № 31 – О\Д є Кулик Тетяна Валеріївна, старший секретар суду.
Судові справи, що надходять до архівного підрозділу суду, розміщуються на металевих стелажах в картонних коробках таким чином, щоб справи за призначенням зберігалися в одному місці, та розташовані в порядку щорічних надходжень.
Справи постійного зберігання розміщуються окремо від справ тривалого (понад 10 років) зберігання, тимчасового зберігання та з особового складу.
До коробок зі справами прикріплені ярлики, на яких зазначено номер справи та номер опису.
Номенклатурою справ Оратівського районного суду Вінницької області на 2024 , яка схвалена на засіданні експертної комісії Оратівського районного суду Вінницької області 26 жовтня 2023 року протокол № 2 та погоджена на
засіданні експертної комісії архівного відділу Вінницької районної військової адміністрації від 09 листопада 2023 р. №16, передбачені такі справи щодо роботи архівного підрозділу суду:
|
05-01
|
Справа фонду (історичні, біографічні, тематичні) довідки до фонду, акти приймання-передавання документів, акти, довідки про результати перевіряння наявності і стану документів, акти про вилучення документів зі знищення, про нестачу й невиправні пошкодження документів |
|
05-02 |
Річний план роботи архіву суду та документи про його виконання |
|
05-03 |
Річний план роботи експертної комісії суду та документи про його виконання |
|
05-04 |
Положення про експертну комісію суду |
|
05-05 |
Положення про архів суду |
|
05-06 |
Протоколи засідань експертної комісії суду |
|
05-07 |
Листування про організаційно - методичні питання діловодства й архівної справи |
|
05-08 |
Паспорт архіву суду |
|
05-09 |
Опис справ постійного зберігання |
|
05-10 |
Опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання |
|
05-11 |
Опис справ з кадрових питань (особового складу) |
|
05-12 |
Опис справ тимчасового зберігання |
|
05-13
|
Оригінали судових рішень, постановлених у кримінальних справах, кримінальних провадженнях, що набрали законної сили за результатами розгляду у суді першої інстанції, з наступними судовими рішеннями цього суду та судів вищої інстанції |
|
05-14 |
Оригінали судових рішень щодо звільнення осіб від кримінальної відповідальності |
|
05-15
|
Оригінали судових рішень, що набрали законної сили, у справах про адміністративні правопорушення за результатами розгляду у суді першої інстанції та з наступними рішеннями цього суду та судів вищої інстанції |
|
05-16
|
Оригінали судових рішень, що набрали законної сили, у цивільних справах позовного провадження за результатами розгляду у суді першої інстанції та з наступними рішеннями цього суду та судів вищої інстанції |
|
05-17 |
Оригінали судових рішень, що набрали законної сили, у цивільних справах наказового провадження за результатами розгляду у суді першої інстанції та з наступними рішеннями цього суду та судів вищої інстанції
|
|
05-18 |
Оригінали судових рішень, що набрали законної сили, у цивільних справах окремого провадження за результатами розгляду у суді першої інстанції та з наступними рішеннями цього суду та судів вищої інстанції |
|
05-19 |
Оригінали судових рішень, що набрали законної сили, в адміністративних справах за результатами розгляду у суді першої інстанції та з наступними рішеннями цього суду та судів вищої інстанції |
|
05-20 |
Заяви, запити громадян і організацій про надання архівних довідок, копій, витягів з документів та документи з їх виконання |
|
05-21 |
Журнал обліку надходження та вибуття справ (документів) з архіву суду |
|
05-22 |
Журнал видавання справ з архіву суду |
Журнали, які ведуться згідно номенклатури, пронумеровані, прошиті, скріплені печаткою та підписом керівника апарату суду.
У грудні 2025 року складено річний план роботи архіву суду на 2026 рік та звіт про роботу архіву суду за 2025 рік та подано на затвердження голові суду.
Питання роботи архівного підрозділу суду обговорювались на нарадах працівників апарату суду ( протоколи № 14 від 07.04.2025, № 16 від 21.04.2025, № 23 від 16.06.2025).
Відповідальною за роботу архіву суду Тетяною Кулик надавались консультації працівникам апарату суду щодо роботи по підготовці документів для архівного зберігання.
Проведено науково – технічна експертиза цінності документів постійного зберігання, тривалого (понад 75 років ) зберігання, описи справ тривалого (понад 50 років) зберігання, описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання, акти про вилучення для знищення судових справ, не внесених до Національного архівного фонду за 2023 рік та складено наступні описи:
4.Опис справ постійного зберігання (облікова документація) за 2023 рік з № 479 по № 478, у кількості 20 справ;
№ 62 у кількості 5 справ;
Також були складені акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ:
Дані описи затверджені експертною комісією архівного відділу Вінницької районної військової адміністрації 26 вересня 2025 року протокол № 9.
У 2025 році проведено науково – технічна експертиза цінності документів постійного зберігання, тривалого (понад 75 років ) зберігання, описи справ тривалого (понад 50 років) зберігання, описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання, акти про вилучення для знищення судових справ, не внесених до Національного архівного фонду за 1980-2020 роки та розпочата робота по складенню наступних описів:
На дані документи складено рукописні описи.
Відповідальною за роботу архіву суду Тетяною Кулик постійно проводиться нагляд за дотриманням температурно – вологісного режиму, станом засобів пожежогасіння в архівосховищі.
Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» і Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004, в Оратівському районному суді Вінницької області наказом керівника апарату суду від 03 жовтня 2023 року № 25-О\Д «Про створення експертної комісії Оратівського районного суду Вінницької області» створена експертна комісія для організації і проведення експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві суду, подання результатів експертизи цінності документів на розгляд ЕК архівного відділу Вінницької районної військової адміністрації, у зоні комплектування якої вона перебуває.
Завданнями ЕК суду є організація та проведення експертизи цінності документів, що утворилися в його діловодстві, розгляд питань про долучення до архівних документів спростування недостовірних відомостей про особу, що містяться в таких документах.
У своїй діяльності ЕК керується Конституцією і законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Міністерства юстиції України та іншими нормативно-правовими актами, а також Положенням про ЕК Оратівського районного суду Вінницької області, затвердженого наказом голови суду від 09 листопада 2023 року № 42-О\Д «Про затвердження Положення про експертну комісію Оратівського районного суду Вінницької області», затвердженим на підставі «Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації», затвердженого наказом Міністерства юстиції України 19.06.2013 № 1227/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 25 червня 2013 р. за № 1062/23594 із врахуванням змін, внесених згідно з Наказами Міністерства юстиції № 692/5 від 25.04.2014; № 2163/5 від 02.11.2015; № 2057/5 від 27.06.2018.№ 1113/5 від 24.03.2023.
Експертна комісія суду здійснювала свою діяльність відповідно до Плану роботи на 2025 рік, затвердженого головою суду.
Протягом 2025 року було проведено два засідання експертної комісії (протокол № 1 від 04.09.2025 та № 2 від 14.10.2025) на якому розглядалось питання :
1.Про схвалення описів справ постійного зберігання, тривалого (понад 75 років ) зберігання, описів справ тривалого (понад 50 років) зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, актів про вилучення для знищення судових справ, не внесених до Національного архівного фонду за 1980-2019 роки:
4.Опис справ постійного зберігання (облікова документація) за 2023 рік з № 479 по № 478, у кількості 20 справ;
№ 62 у кількості 5 справ;
10.Акт № 1 про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ за 2008-2020, частково 2003-2007, 2021-2023 роки (управлінська документація) у кількості 381 справи;
2.Про розгляд проекту номенклатури справ суду на 2026 рік.
У січні 2025 року складено та направлено на затвердження голові суду Звіт про роботу експертної комісії Оратівського районного суду Вінницької області за 2024 рік.
Протягом січня – березня 2024 року проведено експертизу цінності документів, створених у суді у 2023 році.
Протягом 2025 року здійснювався контроль за формуванням справ, упорядкування та оформлення документів працівниками суду.
Також здійснювався контроль за підготовкою справ за 2024 рік для передавання до архіву суду.
У листопаді 2025 року було здійснено перевірку повноти чинної номенклатури справ суду та правильності визначення термінів зберігання справ.
Протягом 2025 року проводились консультації з працівниками суду щодо якості оформлення документів, їх обліку та зберігання.
У грудні 2025 року складено План роботи експертної комісії Оратівського районного суду Вінницької області на 2026 рік та направлено для затвердження голові суду.
Висновки
На підставі перевірки стану ведення діловодства в Оратівському районному суді Вінницької області у 2025 році можна зробити висновок про задовільний рівень стану ведення діловодства у суді.
Для забезпечення більш високого стану організації ведення діловодства у суді рекомендовано:
Керівник апарату Оратівського
районного суду Вінницької області Володимир ТИМОФІЄВ
_03_03.png)
