АНАЛІЗ обліково-статистичної роботи у Оратівському районному суді Вінницької області за 2025 рік

Оратівським  районним судом  Вінницької області  проаналізовано стан ведення обліково-статистичної роботи  суду за 2025 рік.

Обліково-статистична робота у Оратівському районному суді Вінницької області за 2025 рік велася відповідно до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України № 814  від 20серпня 2019 року (із змінами станом на 15.07.2024 року); Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 11.11.2024року № 39 та погодженого з Державною судовою адміністрацією України 29.11.2024; Засад використання автоматизованої системи документообігу Оратівського районного суду Вінницької області, затверджених рішенням зборів суддів Оратівського районного суду Вінницької області № 05 від  27 березня 2025 року та інших Інструкцій, регулюючих обліково-статистичну роботу в судах.

Відповідно до п. 3 ст. 15 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» діловодство у місцевих загальних судах здійснюється за допомогою автоматизованої  системи документообігу суду.

Протягом 2025 року працівниками апарату суду належним чином було організовано прийом та своєчасну реєстрацію всіх справ та матеріалів, що надходили до суду. Наказами керівника апарату суду від 01 січня 2025 року № 06- О/Д та від 12 листопада 2025 року № 24- О/Д «Про визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи електронного документообігу Оратівського  районного суду Вінницької області, надання та позбавлення права доступу до неї»визначено функціональні обов’язки та  права користувачів автоматизованої системи електронного документообігу  суду.

Вся вхідна кореспонденція суду, в тому числі процесуальні документи, приймаються і опрацьовуються користувачами автоматизованої системи, і реєструються в АСДС в день її надходження.

Автоматизований розподіл судових справ між суддями  здійснюється в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, відповідальними працівниками апарату суду.

Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями, який роздруковується, підписується відповідальними працівниками канцелярії суду та додається до матеріалів судової справи.

Крім того, на початку кожного робочого дня старшим секретарем суду створюються реєстри судових справ (матеріалів) на кожного суддю окремо. Протягом усього робочого дня працівники канцелярії суду здійснюють автоматичний розподіл судових справ (матеріалів) та передають їх судді. Після завершення робочого дня старший секретар суду роздруковує сформовані за поточний день реєстри судових справ (матеріалів) на кожного суддю окремо та подає їм на підпис. Відповідні реєстри формуються в окремі номенклатурні справи.

Облік справ та матеріалів ведеться в КП «Д-3». Дані реєструються в обліково-статистичних картках із врахуванням Положення про автоматизовану систему документообігу суду, Засад використання автоматизованої системи документообігу суду.

Внесення  інформації до обліково-статистичних карток на справи всіх категорій здійснюється відповідальними працівниками суду відповідно до їхніх обов’язків. Інформація про рух справи вноситься до автоматизованої системи документообігу суду у день ухвалення відповідного судового рішення або проведення певних дій у справі.

Звіти про стан здійснення правосуддя Оратівським районним судом Вінницької області формуються в автоматичному режимі за допомогою автоматизованої системи документообігу суду КП «Д-3».

Відповідно до Положення про АСДС здійснюється  реєстрація електронних документів, що надійшли до суду через підсистему «Електронний суд». Всі електронні документи, що надходять до суду, автоматично розміщуються у відповідному реєстрі електронної кореспонденції АСДС. Їхня реєстрація здійснюється за загальними правилами реєстрації вхідної кореспонденції. Відповідальний працівник суду перевіряє, чи електронний документ доступний для перегляду та оформлений відповідно до вимог законодавства. У разі реєстрації отриманого документу його авторові автоматично надсилається відповідне повідомлення. В іншому випадку авторові надсилається повідомлення із зазначенням причини відмови в реєстрації документів.

Планироботи суду складаються на півріччя . Планироботи суду на  І та ІІ  півріччя 2025 року погоджені  на оперативнійнарадіпрацівниківапарату суду (протокол наради № 1 від 03.01.2025 року  та № 25 від 30.06.2025 року) .

Плани роботи суду на І та ІІ півріччя 2025 року планувалися по таким напрямкам, як:

- загальні питання роботи суду;

- аналіз судової практики;

- обліково – статистична  робота;

- робота з персоналом;

- комунікаційні заходи;

-  фінансово – господарська діяльність суду;

Контроль за виконанням запланованих заходів, передбачених планами роботи Оратівського районного судуВінницької області, здійснювався керівником апарату суду.

При вивченні встановлено, що планами роботи передбачаються заходи, спрямовані на організаційне забезпечення діяльності суду, перевірки роботи окремих підрозділів суду, вивчення, аналізи та узагальнення судової практики, вони є обґрунтованими, відображають роботу суду з різних напрямків – організаційну, аналітичну, кадрову, проведення семінарів та навчань працівників апарату, інше.

Виконавцями чітко дотримуються строки проведення запланованих заходів, щодо кожного заходу в наряді міститься відповідний документ про його проведення -  аналізи, письмові довідки, акти перевірок.

Організаційна робота включала в себе:

• організацію роботи з належного та своєчасного звернення до виконання судових рішень;
• забезпечення функціонування АСДС, автоматизованого розподілу справ між суддями;
• організацію роботи щодо своєчасного надсилання копій судових рішень до ЄДРСР та внесення інформації щодо набрання рішеннями законної сили;
• забезпечення ведення судової статистики суду;
• здійснення перевірки стану діловодства в підрозділах апарату суду.

Протягом  2025 року веб-сторінка суду постійно оновлювалась, розміщувалася інформація щодо обліково-статистичної роботи; статистичні звіти та  показники діяльності суду ; інформація щодо проведення робочих зустрічей та інших комунікативних заходів; інформації щодо відповідальних осіб; оголошення про виклики в судове засідання сторін по справах.  Так, протягом 2025 року розміщено на веб – сторінці суду 111 матеріалів. Також, протягом року, оновлюється розділ новин на веб-сторінці, зокрема висвітлюються зміни в діючому законодавстві; викладається інформація про семінари, збори,  інформації про роботу суду, про кадрові зміни, розрахунки для сплати штрафу, судового збору, заходи безпеки та режим роботи суду під час дії правового режиму воєнного стану.

         Протягом 2025 року  керівником апарату суду проведено 42 наради працівників суду, на яких обговорювалися різні інформаційні питання організаційного характеру, таких як:

• погодження планів роботи суду на І та ІІ півріччя 2025 року (№ 1 від 03.01.2025, № 25 від 30.06.2025);
• погодження плану навчань працівників суду на І та ІІ півріччя 2025 року (№ 1 від 03.01.2025, № 25 від 30.06.2025);
• погодження графіку перевірок працівників апарату суду на І та ІІ півріччя 2025 року (№ 1 від 03.01.2025, № 25 від 30.06.2025);
• заходи щодоекономноговикористанняенергоносіївусуді (№ 2 від 13.01.2025);   
• поданнядеклараційдержавнимислужбовцями суду за 2024 рік (№ 2 від 13.01.2025, № 12 від 24.03.2025);
• поданнядеклараційприсяжними суду за 2024 рік(№ 2 від 13.01.2025, № 12 від 24.03.2025);    
• дотриманнястроків та повнотувнесенняінформації до ОСК (№ 2 від 13.01.2025, № 3 від 20.01.2025, № 7 від 17.02.2025, № 36 від 06.10.2025, № 40 від 01.12.2025);
• ознайомленняпрацівників суду ізвнесенимизмінами до Закону України «Про відпустки» (№ 2 від 13.01.2025);
• встановленнядержавнимслужбовцям надбавки за вислугуроків

(№ 2 від 13.01.2025); 

• робота з присяжними суду ( № 3 від 20.01.202, № 7 від 17.02.2025);
• ознайомлення з наказами ДСА України, ТУ ДСА України вВінницькійобласті (№ 3 від 20.01.2025, № 11 від 17.03.2025, № 18 від 12.05.2025, № 21 від 02.06.202, № 24 від 23.06.2025, № 24 від 23.06.2025, № 29 від 04.08.2025, № 31 від 01.09.2025, № 35 від 29.09.2025, № 39 від 17.11.2025);
• ознайомлення з листами ДСА України, ТУ ДСА України вВінницькійобласті (№ 3 від 20.01.2025,  № 6 від 10.02.2025, № 7 від 17.02.2025, № 8 від 24.02.2025, № 9 від 03.03.2025, № 10 від 10.03.2025, № 13 від 31.03.2025, № 17 від 05.05.2025, № 18 від 12.05.2025, № 19 від 19.05.2025, № 22 від 09.06.2025, № 29 від 04.08.2025, № 32 від 08.09.2025, № 33 від 15.09.2025, № 34 від 22.09.2025, № 37 від 13.10.2025, № 38 від 10.11.2025);
• підсумкироботи суду по усіхнапрямках (№ 04 від 21.01.2025, № 13 від 31.03.2025, № 14 від 07.04.2025, № 26 від 07.07.2025, № 27 від 14.07.2025, );
• необхідністьотриманнядержавнимислужбовцямисертифікатів про рівеньволодіння державною мовою (№ 04 від 21.01.2025);
• ознайомлення з листами ДП «Інформаціні судові системи» (№ 53 від 03.02.2025, № 8 від 24.02.2025, № 12 від 24.03.2025, № 13 віж 31.03.2025, № 14 від 07.04.2025, № 21 від 02.06.2025, № 24 від 23.06.2025, № 27 від 14.07.2025, № 29 від 04.08.2025, № 31 від 01.09.2025, № 33 від 15.09.2025, № 35 від 29.09.2025, № 38 від 10.11.2025, № 40 від 01.12.2025, № 42 від 22.12.2025);
• веденнясудової статистики, діловодства, обліку та зберіганнясудових справ та матеріалів ( № 7 від 17.02.2025, № 12 від 24.03.2025, № 36 від 06.10.2025);
• підвищення кваліфікації працівників апарату суду (№ 8 від 24.02.2025, № 12 від 24.03.2025, № 18 від 12.05.2025);  
• обговореннярезультатівперевіркипорядкуприйомукореспонденції, реєстраціївхідної та вихідноїкореспонденції в суді (№ 9 від 03.03.2025);
• обговореннярезультатівперевірки порядку реєстрації та облікуцивільних, адміністративних справ в КП «Д-3, достовірності, своєчасності та правильностівнесенняінформації в обліково – статистичнікартки в суді  (№ 9 від 03.03.2025);
• ознайомлення з рішеннями Ради суддів України ( №10 від 10.03.2025 № 12 від 24.03.2025, № 22 від 09.06.2025);
• упорядкування прилеглої території суду ( №10 від 10.03.2025, № 17 від 05.05.2025);
• обговореннярезультатівперевіркипередаванняпроцесуальнихдокументів (судових справ) для розгляду та кореспонденції,  щостосуєтьсярозгляду справ усуді (№ 11 від 17.03.2025);
• обговореннярезультатівперевіркивнесенняінформації про датинабраннязаконноїсилисудовимирішеннями (№ 11 від 17.03.2025, № 16 від 21.04.2025, № 20 від 26.05.2025, № 23 від 16.06.2025, № 32 від 08.09.2025, № 33 від 15.09.2025, № 34 від 22.09.2025, № 40 від 01.12.2025);
• ознайомлення з листами підприємств, установ, організацій (№ 11 від 17.03.2025, № 16 від 21.04.2025, № 19 від 19.05.2025, № 20 від 26.05.2026, № 24 від 23.06.2025, № 25 від 30.06.2025, № 26 від 07.07.2025, № 27 від 14.07.2025, № 28 від 21.07.2025, № 32 від 08.09.2025, № 33 від 15.09.2025, № 34 від 22.09.202, № 40 від 01.12.2025, № 41 від 08.12.2025, № 42 від 22.12.2025);
• про участь в онлайн - семінарі (№ 11 від 17.03.2025, № 28 від 21.07.2025, № 29 від 04.08.2025, № 39 від 17.11.2025);
• стан роботи із упорядкуванням архіву суду (№ 14 від 07.04.2025, № 16 від 21.04.2025, № 23 від 16.06.2025);
• обговореннярезультатівперевіркиформування і оформленнясудових справ усуді (№ 15 від 14.04.2025);
• обговореннярезультатівперевірки стану веденняособових справ суддів та працівниківапарату суду (№ 15 від 14.04.2025);
• вшануванняпамятізагиблого на війніпомічникаголови суду Владислава Козачишина( № 17 від 05.05.2025);
• обговореннярезультатівперевіркиправильності та повнотизаповненнякартки на особу, стосовноякої судом розглянутокримінальну справу, та карткиоблікусумшкоди, завданоїзлочином у суді (№ 19 від 19.05.2025);
• обговореннярезультатівперевірки стану організації та веденнявійськовогооблікупризовників, військовозобов’язаних та резервістів у суді (№ 19 від 19.05.2025);
• обговореннярезультатівперевіркизберігання, обліку та використання печаток, штампів і бланків (№ 20 від 26.05.2025);
• ознайомлення з листами Вищої ради правосуддя ( №22 від 09.06.2025 );
• обговорення результатів перевірки стану виконання судових рішень( № 23 від 16.06.2025);
• стан виконанняІндивідуальнихпрогрампідвищеннярівняпрофесійноїкомпетентності/професійногорозвиткудержавнихслужбовців (№ 23 від 16.06.2025);
• обговореннярезультатівперевіркиповноти та вчасностінадісланнясудовихрішень до Єдиного державного реєструсудовихрішень (№ 32 від 08.09.2025);
• обговореннярезультатівперевіркиправильностіобліку та зберіганняречовихдоказів у суді (№ 27 від 14.07.2025);
• обговорення результатів перевірки стану дотримання Інструкції з діловодства секретарями  судового засідання суду (№ 33 від 15.09.2025);
• проведеннящорічноїоцінкирезультатіввиконаннязавданьдержавнимислужбовцями, якізаймають посади державноїслужбикатегорії «В» (№ 37 від 13.10.2025);
• заходи щодо покращення протипожежного захисту приміщенеь суду (№ 37 від 13.10.2025);
• обговорення результатів перевірки суду ТУ ДСА України в Вінницькій області (№ 37 від 13.10.2025, № 36 від від 06.10.2025);
• обговорення результатів перевірки стану роботи з персоналом в Оратівському районному суді Вінницької області (№ 40 від 01.12.2025);
• обговореннярезультатівперевірки стану виконаннясудовихрішень у адміністративних справах і справах про адміністративніправопорушення (№ 40 від 01.12.2025);
• результатищорічногооцінюваннядіяльностідержавнихслужбовців суду  у 2025 році (№ 41 від 08.12.2025).  

Протягом  2025 року вОратівському  районному суді Вінницької області  проведено 40 нарад  суддів. На нарадах обговорювалися  наступні питання:

1. Про підсумки роботи суду за І півріччя 2025 року;
2. Обговорення листів Уповноваженого у справах Європейського суду з прав людини щодо виконання рішення Європейського суду з прав людини;
3. Обговорення листів Вінницького апеляційного суду; 
4. Обговорення листів Державної судової адміністрації України ;  
5. Огляди судової практики Касаційного кримінального суду у складі Верховного суду ;
6. Обговорення листів Національної школи суддів України;
7. Обговорення рішень Ради суддів України;
8. Обговорення листів ДП «Інформаційні судові системи»;
9. Обговорення листів Міністерства юстиції України ;
10. Обговорення листів Управління патрульної поліції у Вінницькій області Департаменту патрульної поліції ;
11. Щодо проведення підготовки суддів у Національній школі суддів України ;
12. Обговорення листів Територіального управління Державної судової адміністрації України в Вінницькій області;
13. Обговорення Аналітичних оглядів рішень Європейського суду з прав людини;
14. Обговорення листівВерховного Суду.

Упродовж  2025 року керівником апарату суду проводилися перевірки щодо дотримання вимог, встановлених Інструкцією з діловодства в та апеляційних судах України,  затвердженої  наказом Державної судової адміністрації України № 814  від 20серпня 2019 року (із змінами станом на 15.07.2024 року); Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 11.11.2024 року № 39 та погодженого з Державною судовою адміністрацією України 29.11.2024; Засад використання автоматизованої системи документообігу Оратівського районного суду Вінницької області, затверджених рішенням зборів суддів Оратівського районного суду Вінницької області № 05 від  27 березня 2025 року, а саме:

• порядку прийому кореспонденції, реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції в суді;
• порядку  реєстрації та обліку цивільних, адміністративних справ в КП «Д-3, достовірності, своєчасності та правильності внесення інформації в обліково – статистичні картки в суді;
• передавання процесуальних документів (судових справ) для розгляду та  кореспонденції,  що стосується розгляду справ у суді;
• порядку реєстрації та обліку кримінальних справ в КП «Д-3» , достовірності, своєчасності та правильності внесення інформації в обліково- статистичні картки;
• передавання процесуальних документів (судових справ) для розгляду та кореспонденції, що стосується розгляду справ;
• формування і оформлення судових справ у суді;
• порядку реєстрації та обліку справ про адміністративні правопорушення в КП «Д-3», достовірності, своєчасності та правильності внесення інформації в обліково- статистичні картки;
• зберігання, обліку та використання печаток, штампів і бланків;
• правильності та повноти заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу, та картки обліку сум шкоди, завданої злочином у суді;
• внесення інформації про дати набрання законної сили судовими рішеннями в КП «Д-3»;
• правильності обліку та зберігання речових доказів;
• повноти та своєчасності надісланих судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;
• стану виконання судових рішень у кримінальних справах.

За результатами перевірок проводилися оперативні наради з працівниками апарату суду, на яких обговорювалися проблемні питання та виявлені недоліки і, зокрема, причини та умови їх виникнення та усунення.

Облік справ та матеріалів ведеться в комп’ютерній програмі «Д-3». Дані реєструються в обліково-статистичних картках, реєстраційних журналах  із врахуванням Положення про автоматизовану систему документообігу суду, Засад використання автоматизованої програми документообігу суду, Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України та відповідно до вимог КП «Д-3». Працівники, відповідальні за ведення первинного обліку справ та матеріалів, складання звітів забезпечені інструктивними матеріалами, володіють знаннями даних інструкцій, мають практичний досвід роботи. Випадків порушення послідовності реєстрації справ виявлено не було, але в окремих  картках  не  повністю були заповнені їх реквізити. Такі недоліки постійно усуваються. Обліково-статистичні картки, журнали та алфавітні покажчики зберігаються у електронних архівах.

Найпоширенішою проблемою, що виникає при складанні звітності є неточності та відсутність усіх даних  в обліково-статистичних картках. В зв’язку з цим  відповідальними особами щоквартально розраховуються звіти задля виявлення та негайного виправлення помилок у заповненні обліково-статистичних карток.Недоліки усуваються відповідальними працівниками апарату суду.

Також слід відмітити і те, що  в суді розробляються та вдосконалюються типові шаблони процесуальних документів (рішень, постанов, ухвал), що найчастіше використовуються у роботі КП «Д-3».

Щомісяця Оратівським  районним судом Вінницької області надсилається до  ТУ ДСА в Вінницькій  області інформація про кількість надісланих судом SMS-повідомлень учасникам судового процесу .  Щотижнево надавалась інформація щодо розгляду справ,що мають суспільний інтерес та пов’язані з війною.  Щоквартально надається узагальнена інформація щодо розгляду справ за участю присяжних.У суді постійно проводиться робота з підвищення кількості заявок на отримання SMS –повісток  по справах. За  2025 рік судом надіслано 2466 повідомлень учасникам судових процесів, а відтак можна зробити висновок, що робота суду в цьому напрямку організована належним чином.

Усі квартальні звіти, аналізи, довідки  та інформації за 2025 рік судом надсилалися  до ТУ ДСА в Вінницькій області  у визначені строки.

З метою виконання вимог пункту 59 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 30 грудня 2022 року № 1487,  у семиденний строк  відповідальним працівником суду подається   до сьомого відділу Вінницького  районного територіального центру комплектування та соціальної підтримки Збройних сил України  інформація  про призовників, кримінальні справи щодо яких розглядаються судом, а також про вироки щодо призовників, військовозобов’язаних та резервістів, що набрали законної сили.

Відповідно до складених звітів оновлюється інформація на офіційному веб-сайті Оратівського районного суду в розділі «Статистичні звіти суду».

З огляду на викладене та з метою вдосконалення організації обліково-статистичної роботи, поліпшення якості підготовки звітів вважаємо за доцільне:

- продовжувати контроль за веденням діловодства в суді, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, повноті заповнення документів первинного обліку, в тому числі при наповненні комп’ютерної програми «Д-3»;

-  планувати і систематично проводити навчання з працівниками апарату суду, які відповідальні за ведення обліково-статистичної роботи та діловодства, з метою недопущення помилок при здачі статистичних звітів;

- під час проведення семінарських занять з працівниками апарату суду, які займаються веденням судової статистики, крім вивчення Інструкції щодо заповнення і подання та заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ та матеріалів, приділяти увагу вивченню положень Кримінального кодексу України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Кодексу адміністративного судочинства України, Закону України «Про судоустрій і статус суддів», інших новел законодавства та змін Інструкції щодо заповнення і подання форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими судами судових справ і матеріалів, знання яких суттєво впливає на якість підготовки звітів;

- посилити контроль за первинною реєстрацією та обліком справ та матеріалів, які надійшли до суду;

- проводити перевірки на предмет відповідності даних обліково-статистичних карток матеріалам справи;

- надавати пропозиції щодо удосконалення системи документообігу суду, спрощення побудови пошукових фільтрів, тощо;

- після завершення відповідного звітного періоду аналізувати стан обліково-статистичної роботи суду та провести огляд  даних про здійснення правосуддя Оратівським  районним судом Вінницької області.

Голова  суду                                                                                                                                                                                                Сергій КЛИМЧУК