Ведення трудових книжок

З 10.06.2021 р. набирав чинності Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 р. № 1217-IX (далі — Закон № 1217). По суті, із зазначеної дати і розпочнеться перехід на електронний облік трудової діяльності, який триватиме 5 років (до 10.06.2026 р.).

До 10.06.2021 р. діяли «старі» правила обліку трудової діяльності, але і надалі залишаються актуальними всі вимоги до застосування паперових трудових книжок:

• при прийнятті на роботу працівник подає трудову книжку (крім тих, хто працевлаштується вперше і не має ще трудової книжки);
• роботодавець, у свою чергу, зобов’язаний внести до трудової книжки записи про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, про заохочення та нагородження;
• при звільненні працівнику видають трудову книжку із записом про звільнення.

Важливо! До 10.06.2021 р. роботодавці не зобов’язані передавати до ПФУ скан-копії трудових книжок (або оцифровані відомості). Це можна зробити добровільно відповідно до Порядку № 1084*.

* Порядок обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затверджений постановою КМУ від 27.11.2019 р. № 1084.

Як показує практика, управління ПФ на місцях часто просять надати їм скан-копії трудових книжок тих працівників, яким призначається пенсія. Передаючи до ПФ копії трудових книжок, не забудьте про те, що невід’ємною складовою частиною відомостей, які передаються роботодавцем, є сканована копія згоди працівника на надання дозволу на обробку його персональних даних (п. 7 Порядку № 1084).

Зверніть увагу: роботодавці, які до 10.06.2021 р. передали до ПФУ скан-копії трудових книжок працівників, продовжують зберігати такі трудові книжки в себе і на руки працівникам їх не видають.