Сканування паперових трудових книжок працівників після 10 червня 2026 року

 Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» №1217-IX, який набрав чинності 10.06.2021, запровадив електронні трудові книжки та передбачає 5-річний перехідний період для оцифрування даних. 

Головна мета цього законодавчого акта: перехід на електронний облік трудової діяльності, спрощення оформлення пенсій та збереження даних.

До 10 червня 2026 року дані з паперових трудових книжок мають бути внесені до Реєстру застрахованих осіб. Сканування документів здійснюють роботодавці або працівники через вебпортал Пенсійного фонду України.

 Після оцифрування паперова трудова книжка видається працівнику під підпис на зберігання. Роботодавець не зобов'язаний її зберігати.

         Потрібно відсканувати всі сторінки трудової книжки та документи, що підтверджують стаж. Це важливо для підтвердження періодів страхового стажу до 1 січня 2004 року. З 1 січня 2004 року страховий стаж обчислюється за даними Реєстру застрахованих осіб. Паперові документи про стаж, зокрема паперова трудова книжка потрібні лише для підтвердження страхового стажу до 1 січня 2004 року.

Якщо роботодавець або працівник не оцифрували паперову трудову книжку (наприклад, людина не працювала останні  п’ять років або з інших поважних причин не мала можливості звернутися до ПФУ або самостійно оцифрувати), паперові документи можуть бути відскановані в будь-який зручний для людини

Запровадження електронного обліку трудової діяльності не позбавляє працівника права на ведення паперової трудової книжки.

На вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу.

Роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.