Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
ДОВІДКА
за результатами перевірки стану ведення діловодства
в Оратівському районному суді Вінницької області у 2023 році
Відповідно до п. 9 розділу І Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 № 814 (зі змінами станом на 18.10.2023 року) 26 грудня 2023 року, було здійснено перевірку стану ведення діловодства в Оратівському районному суді Вінницької області.
Перевірка стану ведення діловодства в Оратівському районному суді Вінницької області включала наступні питання:
- загальні питання ведення судового діловодства;
- порядок реєстрації та обліку вхідних документів відповідно до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 № 814 (зі змінами станом на 18.10.2023 року);
- порядок створення справ в КП «Д-З», достовірність та повнота реєстрації та переміщень документів засобами КП «Д-З»;
- ведення номенклатурних справ працівниками канцелярії суду;
- правильність та своєчасність відправки судових рішень до ЄДРСР, проставляння дати набрання законної сили судовими рішеннями, направленими до ЄДРСР;
- своєчасність передачі судових справ до канцелярії суду після розгляду;
- стан ведення діловодства в архіві суду
Загальні питання ведення судового діловодства
Діловодство Оратівського районного суду Вінницької області ведеться державною мовою. Організацію діловодства в суді та контроль за додержанням установлених правил роботи з документами забезпечує керівник апарату суду ТИМОФІЄВ Володимир Григорович, який забезпечує також організацію роботи працівників апарату суду, їх взаємодію у виконанні завдань, покладених на апарат, щодо організаційного забезпечення діяльності місцевого суду.
У своїй роботі працівники Оратівського районного суду Вінницької області керуються Інструкцією з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженою наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 № 814 (зі змінами станом на 18.10.2023 року) (далі - Інструкція), Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженим рішенням Ради суддів України від
Журнали, які передбачені Інструкцією ведуться належним чином, прошиті пронумеровані та скріплені гербовою печаткою та підписом голови суду.
Плани роботи суду складаються на півріччя . Плани роботи суду на І та ІІ півріччя 2023 року погоджені на оперативній нараді працівників апарату суду (протокол наради № 1 від 13.01.2023 року та № 13 від 03.07.2023 року .
Плани роботи суду на І та ІІ півріччя 2020 року планувалися по таким напрямкам, як:
- загальні питання роботи суду;
- аналіз судової практики;
- організаційна робота;
- робота з персоналом;
- комунікаційні заходи;
- фінансово – господарська діяльність суду;
При вивченні встановлено, що планами роботи передбачаються заходи, спрямовані на організаційне забезпечення діяльності суду, перевірки роботи окремих підрозділів суду, вивчення, аналізи та узагальнення судової практики, вони є обґрунтованими, відображають роботу суду з різних напрямків – організаційну, аналітичну, кадрову, проведення семінарів та навчань працівників апарату, інше.
Виконавцями чітко дотримуються строки проведення запланованих заходів, щодо кожного заходу в наряді міститься відповідний документ про його проведення - аналізи, письмові довідки, акти перевірок.
У суді на постійній основі проводяться навчання працівників апарату суду. Так у 2023 році проведено семінарські заняття з працівниками апарату суду на теми:
Керівник апарату суду систематично проводив наради працівників апарату суду, на яких обговорювалися різні інформаційні питання організаційного характеру, таких як:
Проведення оперативних нарад оформлюються протоколами (номенклатурна справа № 01-08).
У суді ведеться Номенклатура справ суду, затверджена у 2018 році головою суду, яка частково відповідає вимогам Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом МЮУ від 12.04.2012 року № 578/5, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 17.04.2012 року за № 571/20884 та Переліку судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання, затвердженого наказом Державної судової адміністрації України від 07.12.2017 року № 1087 (із змінами станом на 14.09.2021 року).
Упродовж 2023 року Оратівським районним судом Вінницької області здійснювались заходи щодо забезпечення вимог Закону України "Про звернення громадян", виконання Указу Президента України від 07.02.2008р. № 109/2008 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування" з дотриманням Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах в установах та організаціях незалежно від форм власності, в медіа. Наказом від 16 жовтня 2023 року № 34 – О/Д «Про затвердження Положення про організацію роботи із зверненнями громадян в Оратівському районному суді Вінницької області» затверджено Положення про організацію роботи із зверненнями громадян в суді .
Наказом від 11 жовтня 2023 року № 27- О/Д «Про затвердження Порядку особистого прийому громадян в Оратівському районному суді Вінницької області» затверджено Порядок особистого прийому громадян в суді, який розміщений на інформаційному стенді у коридорі суду. Також наказом від 11 жовтня 2023 року № 28- О/Д «Про затвердження Графіку особистого прийому громадян в Оратівському районному суді Вінницької області» затверджено Порядок особистого прийому громадян в суді, який розміщений на інформаційному стенді у коридорі суду.
Відповідальною особою за роботу зі зверненнями громадян відповідно до наказу керівника апарату суду від 09 листопада 2023 року № 44-О/Д «Про призначення відповідальної особи за роботу зі зверненнями громадян » є консультант суду (по роботі з персоналом) Людмила ВОЛОЩУК.
Статистичні дані свідчать, що протягом 2023 року до суду надійшло 5 звернень громадян, що більше, ніж у 2022 році (3). Усі звернення – це заяви від жителя смт. Оратів. У 2022 році також заяви від цього ж жителя смт. Оратів.
Звернень громадян у вигляді пропозицій (зауважень), з висловленням порад, рекомендацій щодо діяльності суду протягом 2023 року не надходило (протягом 2022 року також не надходило).
Також не надходили звернення громадян у вигляді скарг на діяльність суду чи його окремих працівників (протягом 9 місяців 2022 року також не надходило).
До однієї з дієвих форм забезпечення реалізації конституційного права громадян на звернення слід віднести проведення особистого прийому громадян керівництвом суду.
З метою належної організації особистого прийому громадян затверджені графіки прийому громадян головою суду, керівником апарату суду. Прийом громадян здійснюється у визначені дні та години. Графік прийому громадян розміщено у приміщенні суду на довідковому стенді, а також на офіційному веб-сайті суду.
Облік особистого прийому громадян здійснювався в журналі обліку особистого прийму громадян.
Упродовж 2023 року керівництвом суду прийнято 4 громадяни, з них: головою суду - 0, керівником апарату суду - 4. У 2022 році у зв’язку з пандемією коронавірусної інфекції COVID -19 особистий прийом громадян не проводився.
У зв’язку з наданням керівництвом суду вичерпних роз’яснень у ході особистого прийому громадян, письмові звернення до розгляду не подавались.
Крім того, керівництвом суду вживаються організаційні заходи для вдосконалення роботи з розгляду звернень громадян, вирішення порушених в них питань та усунення причин їх виникнення.
Упродовж 2023 року Оратівським районним судом Вінницької області здійснювались заходи щодо забезпечення вимог Закону України "Про доступ до публічної інформації" з дотриманням Положення про забезпечення доступу до публічної інформації в Оратівському районному суді Вінницької області, затвердженого наказом голови суду від 11 жовтня 2023 року № 29- О/Д «Про затвердження Положення про забезпечення доступу до публічної інформації в Оратівському районному суді Вінницької області» (далі - Положення).
Відповідальною особою за організацію та забезпечення доступу до публічної інформації відповідно до наказу керівника апарату суду від 09 листопада 2023 року № 45-О/Д «Про призначення відповідальної особи за організацію та забезпечення доступу до публічної інформації в суді » є консультант суду (по роботі з персоналом) Людмила ВОЛОЩУК.
Відповідно до п. 2.2 Положення інформація про діяльність суду надається запитувачам у формі, визначеній в запиті на інформацію (поштою, електронною поштою).
Відповідно до п. 2.4. Положення доступ до публічної інформації про діяльність суду обмежується, якщо вказана інформація віднесена до інформації з обмеженим доступом З цією метою у суді затверджено наказом від 16 травня 2023 року № 11-О/Д «Про затвердження Переліку відомостей, що становлять службову інформацію в Оратівському районному суді Вінницької області» Перелік відомостей, що становлять службову інформацію в суді,
Відповідно до п. 3.1 Положення оприлюднення публічної інформації в засобах масової інформації, веб-сайті суду та на сторінці суду веб-порталу «Судова влада України» забезпечується відповідальною особою з питань доступу до публічної інформації суду відповідно до законів України «Про судоустрій і статус суддів», «Про порядок висвітлення діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування в Україні у засобах масової інформації», «Про доступ до публічної інформації», «Про інформацію», «Про друковані засоби масової інформації (пресу) в Україні», «Про телебачення і радіомовлення», «Про інформаційні агентства» та інших нормативно-правових актів.
Також у суді розроблено та затверджено наказом від 12 жовтня 2023 року № 33-О/Д «Про затвердження Порядку взаємодії Оратівського районного суду Вінницької області з представниками засобів масової інформації» Порядок взаємодії суду з представниками засобів масової інформації .
Відповідно до п. 3.3. Положення у приміщенні суду, де забезпечено вільний доступ громадян, на інформаційному стенді розміщена інформація про:
– розклад роботи суду та графік прийому громадян, у тому числі порядок і графік особистого прийому громадян керівництвом суду;
– реквізити для сплати судового збору та реквізити депозитного рахунку суду;
– порядок оскарження судових рішень до суду;
– умови і порядок отримання інформації про діяльність суду;
– інші відомості, необхідні для оперативного інформування запитувачів інформації про діяльність суду.
Відомості про дату, час, місце проведення судового засідання у справах, призначених до розгляду в суді розміщуються на інформаційному стенді суду.
Інформація про порядок пропуску осіб до приміщення суду і розташування залів судових засідань розміщується у коридорі суду.
Відповідно до Розділу 4. «Порядок реєстрації та опрацювання запитів на інформацію» усі запити на публічну інформацію реєструються у день їх надходження канцелярією суду та з відповідною резолюцією керівництва
Відповідно до п. 4.6. Положення відповіді на інформаційні запити надається не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту судом.
Статистичні дані свідчать, що протягом 2023 року до суду надійшло 3 запити на публічну інформацію, у 2022 році таких запитів не було.
У 2023 році за дорученням керівника апарату суду здійснено перевірку роботи зі зверненнями громадян в суді, за результатами якої складено відповідну довідку.
Порядок реєстрації та обліку вхідних документів відповідно до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 року № 814 (зі змінами станом на 18.10.2023 року)
На виконання Плану роботи Оратівського районного суду Вінницької області у І півріччі 2023 року, заступником керівника апарату суду Павлиною ГЛУХОТОЮ проведено перевірку порядку прийому кореспонденції, реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції в КП «Д-3».
За результатами перевірки встановлено, що всі вхідні документи реєструються в загальній канцелярії Оратівського районного суду Вінницької області в комп’ютерній програмі «Д-3» відповідно до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 року № 814 (зі змінами), Інструкції користувача комп’ютерної програми «Д-3» та Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 02.04.2015 року № 15 (зі змінами станом на 06.10.2022 року).
Судові справи канцелярією передаються суддям на розгляд, щоденно друкуються реєстри передачі справ.
Порядок створення справ в КП «Д-З», достовірність та повнота інформації при реєстрації документів засобами КП «Д-З»
Відповідно до Графіка перевірок роботи працівників апарату суду у 2023 році були проведені перевірки своєчасності та правильності розподілу судових справ, правильності ведення та заповнення обліково-статистичних карток.
За результатами перевірки встановлено, що ОСК по справах реєструються (створюються) у відповідності до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 року № 814 (зі змінами станом на 18.10.2023 року), Інструкції користувача комп’ютерної програми «Д-3» та Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 02.04.2015 року № 15 (зі змінами станом на 06.10.2022 року).
Матеріали, що надійшли до суду реєструються в КП «Д-3» в день надходження.
Перевіркою повноти внесених відомостей до ОСК по справах встановлено, що розділи заповнюються відповідно до Інструкцій, крім випадків, коли необхідна інформації відсутня при подачі документів.
Також перевіркою встановлено наявність поодиноких випадків помилок в заповненні ОСК на кримінальне провадження після розгляду справи.
За результатами перевірки, відповідальним за реєстрацію матеріалів в КП «Д-3» працівникам апарату суду (Тетяні КУЛИК, Юлії БУГАЙЧУК, Наталії ПОЛЬОВІЙ) наголошено на необхідності більш уважно вносити відомості до ОСК по справах. Усі виявлені недоліки невідкладно виправлялися.
Ведення номенклатурних справ працівниками канцелярії суду
Заступником керівника апарату суду Павлиною ГЛУХОТОЮ проведено перевірку порядку ведення номенклатурних справ працівниками канцелярії суду.
За результатами перевірки встановлено, що працівниками канцелярії суду ведуться номенклатурні справи відповідно до Номенклатури справ Оратівського районного суду Вінницької області на 2018 рік, Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 року № 814 (зі змінами станом на 18.10.2023 року), посадових інструкцій працівників апарату та їх функціональних обов’язків.
За висновками перевірки встановлено, що номенклатурні справи наявні в повному обсязі. Документи після їх опрацювання вкладаються вчасно до відповідних нарядів відповідальними особами.
За результатами перевірки, відповідальним за ведення номенклатурних справ наголошено на необхідності вчасно продовжувати вносити інформацію до вказаних номенклатурних справ.
У ході перевірки було встановлено, що всі журнали, передбачені Номенклатурою прав Оратівського районного суду Вінницької області на 2023 рік прошиті та пронумеровані, підписані головою суду та скріплені відбитком гербової печатки.
Всі журнали заповнюються охайно, виправлення за допомогою коректора зустрічаються, але їх кількість незначна, тому немає необхідності описувати конкретні випадки. Записи акуратні, розбірливі.
Також перевірці підлягали реєстри судових справ і матеріалів, переданих на розгляд головуючому судді. Недоліків ведення Реєстрів не виявлено, справи передаються судді в день їх реєстрації.
Правильність та своєчасність відправки судових рішень до ЄДРСР, проставляння дати набрання законної сили судовими рішеннями, направленими до ЄДРСР
Проведено перевірку своєчасності відправки судових рішень до ЄДРСР, проставляння дати набрання законної сили судовими рішеннями, направленими до ЄДРСР.
За результатами перевірки встановлено, що рішення Оратівського районного суду Вінницької області регулярно та своєчасно направляються до ЄДРСР. Кількість рішень, відправлених до ЄДРСР, відповідає кількості ухвалених рішень суддями, які підлягають відправленню до ЄДРСР.
Дата набрання законної сили судовими рішеннями, направленими до ЄДРСР проставлена в процесуальних документах. Не проставлені дати набрання рішенням законної сили у випадках апеляційного оскарження рішення (вироку, ухвали, постанови) по справі та за відсутності зворотного повідомлення про отримання відповідачем судового наказу.
Своєчасність передачі судових справ до канцелярії суду після розгляду
Проведено перевірку своєчасності передачі судових справ до канцелярії суду після розгляду справи суддею.
За результатами перевірки встановлено, що судові справи своєчасно передаються секретарями судового засідання до канцелярії суду після розгляду відповідно до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 року № 814 (зі змінами станом на 18.10.2023 року).
Виявлено поодинокі випадки тривалої затримки справи у секретарів судового засідання, які не призвели до будь-яких наслідків.
У процесі вивчення роботи канцелярії було вибірково перевірено порядок оформлення документів у цивільних, адміністративних, кримінальних справах, справах про адміністративні правопорушення.
Матеріали, які надходять до суду, підшиваються відповідно до хронології. Сторони по справах належним чином повідомляються про рух справи, про що свідчать їх розписки про отримання повідомлень про день та час розгляду справи, або повідомлення про доставку повісток у вигляді смс -повідомлення.
Заповнення обкладинок на справу здійснюється належним чином, на справах, які були оглянуті у канцелярії, були вказані дати розгляду справи, зроблений опис документів.
Усі матеріали, які мають відношення до конкретної справи у порядку виконання, підшиваються до справи з продовженням опису документів по справі.
За результатами перевірки рекомендовано секретарям судового засідання дотримуватися строків передачі справ до канцелярії після їх розгляду суддею.
Стан ведення діловодства в архіві суду
Робота архівного підрозділу суду здійснюється на підставі Положення про архівний підрозділ Оратівського районного суду Вінницької області, затвердженого наказом голови суду від 09 листопада 2023 року № 43- О\Д «Про затвердження Положення про архівний підрозділ Оратівського районного суду Вінницької області». Відповідальний за роботу архівного підрозділу суду керується у своїй роботі Конституцією і законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами та положенням про архів суду, яке розробляється на підставі Типового положення про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 10.02.2012 № 232/5.
Архівний підрозділ суду впорядкований, розміщується в окремій кімнаті, обладнаний металевими стелажами та вогнегасником. Відповідальним за роботу архівного підрозділу суду відповідно до наказу керівника апарату суду від 12 жовтня 2023 року № 31 – О\Д є Кулик Тетяна Валеріївна, старший секретар суду.
Судові справи, що надходять до архівного підрозділу суду, розміщуються на металевих стелажах в картонних коробках таким чином, щоб справи за призначенням зберігалися в одному місці, та розташовані в порядку щорічних надходжень.
Справи постійного зберігання розміщуються окремо від справ тривалого (понад 10 років) зберігання, тимчасового зберігання та з особового складу.
До коробок зі справами прикріплені ярлики, на яких зазначено номер справи та номер опису.
Журнали, які ведуться згідно номенклатури, пронумеровані, прошиті, скріплені печаткою та підписом керівника апарату суду.
Складений паспорт архівного підрозділу суду та направлений до архівного відділу Вінницької районної військової адміністрації.
Питання роботи архівного підрозділу суду обговорювались на нарадах працівників апарату суду.
Відповідальною за роботу архівного підрозділу суду Тетяною Кулик надавались консультації працівникам апарату суду щодо роботи по підготовці документів для архівного зберігання.
Проведено науково – технічна експертиза цінності документів постійного та тривалого ( понад 10 та 75 років) зберігання за 2022рік.
Складено описи справ постійного та тривалого зберігання за 2022 рік.
Справи з архіву видаються для ознайомлення за резолюцією судді на підставі письмової вимоги (заяви) особам зазначеним п.1 розділу 10 Інструкції з діловодства суду.
Відповідно до інструкції з діловодства факт ознайомлення із матеріалами справи фіксується в журналі видачі судових справ.
Передача справ на зберігання до архіву суду здійснюється після внесення відповідної інформації до КП «Д-3».
Усі справи, які було оглянуто, мають внутрішній опис документів, кількість аркушів у справі, вказаних у внутрішньому описі, відповідає реальній кількості аркушів. Також, на обкладинках оглянутих справ є відмітка про термін зберігання справи та підпис судді, що підтверджує, що у суді дотримуються вимог щодо оформлення справи після її розгляду та порядку передачі справ в архів суду.
Усі оглянуті судові справи містять засвідчуваний напис, який складено відповідно до вимог Інструкції.
Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» і Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004, в Оратівському районному суді Вінницької області наказом керівника апарату суду від 03 жовтня 2023 року № 25-О\Д «Про створення експертної комісії Оратівського районного суду Вінницької області» створена експертна комісія для організації і проведення експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві суду, подання результатів експертизи цінності документів на розгляд ЕК архівного відділу Вінницької районної військової адміністрації, у зоні комплектування якої вона перебуває.
Завданнями ЕК суду є організація та проведення експертизи цінності документів, що утворилися в його діловодстві, розгляд питань про долучення до архівних документів спростування недостовірних відомостей про особу, що містяться в таких документах.
У своїй діяльності ЕК керується Конституцією і законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Міністерства юстиції України та іншими нормативно-правовими актами, а також Положенням про ЕК Оратівського районного суду Вінницької області, затвердженого наказом голови суду від 09 листопада 2023 року № 42-О/Д «Про затвердження Положення про експертну комісію Оратівського районного суду Вінницької оласті», затвердженим на підставі «Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації», затвердженого наказом Міністерства юстиції України 19.06.2013 № 1227/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 25 червня 2013 р. за № 1062/23594 із врахуванням змін, внесених згідно з наказами Міністерства юстиції № 692/5 від 25.04.2014; № 2163/5 від 02.11.2015; № 2057/5 від 27.06.2018.№ 1113/5 від 24.03.2023.
Експертна комісія суду здійснювала свою діяльність відповідно до Плану роботи на 2023 рік, затвердженого головою суду.
На засіданні експертної комісії затверджено:
Проведено експертизу цінності документів, створених у суді у 2020- 2022 році.
Висновки
На підставі перевірки стану ведення діловодства в Оратівському районному суді Вінницької області у 2023 році можна зробити висновок про задовільний рівень стану ведення діловодства у суді.
Для забезпечення більш високого стану організації ведення діловодства у суді рекомендовано:
Керівник апарату Оратівського
районного суду Вінницької області Володимир ТИМОФІЄВ
_03_03.png)
